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Prepararsi a spostare un ufficio o un'attività può essere molto più complicato che spostare una famiglia. La preparazione è la chiave e garantire che tutto il tuo elenco sia completo è essenziale. Utilizza questa rapida lista di controllo come guida per mantenere la tua azienda in movimento.
Determinare un intervallo di tempo e una pianificazione
Determinare il periodo di tempo dovrebbe essere la prima cosa da fare. Imposta la data in cui tutte le cose devono essere fuori dallo spazio ufficio, che è la tua data di uscita finale. Probabilmente avrai bisogno di qualche giorno per uscire, a seconda di quante cose devi spostare. Lavora all'indietro dalla data di trasferimento e fai un elenco di tutte le cose che devi fare prima dell'arrivo dei camion.
Assegna compiti e crea un comitato di spostamento, se necessario
È una buona idea coinvolgere presto il personale coinvolto nella mossa. Un comitato per le trasferte non solo può aiutarti a organizzare e pianificare la mossa, ma aiuta anche a facilitare la transizione per il resto del personale. Chiedi al comitato di rivedere tutti i compiti e assegnare i ruoli secondo necessità. Man mano che la mossa procede, probabilmente dovrai aggiungere attività all'elenco e assicurarti di assegnare anche le attività: c'è troppo da fare tutto da solo.
Impostare un piano di comunicazioni interne ed esterne
Un piano di comunicazione interno garantirà che i dipendenti siano tenuti informati dei piani mobili mentre un piano esterno manterrà aggiornati i vostri clienti e fornitori sulle vostre attività commerciali durante lo spostamento, in modo da poter mantenere operativa la vostra attività durante la transizione.
Noleggia motori
Come ogni mossa, assumere buoni traslochi richiede tempo e dovrebbe essere una delle prime attività sulla tua lista. Chiedi a un membro dello staff di sviluppare un elenco di almeno cinque società in movimento, quindi assicurati di indagare a fondo prima di assumere. Determinare il budget, ottenere preventivi e confrontare i servizi tra le società in movimento per decidere quale assumere.
Assumi imballatori professionali
Se il tuo budget commovente può supportare l'assunzione di imballatori professionisti, fallo. Ciò eviterà a te e ai tuoi dipendenti di dover imballare aree dell'ufficio che sono spazi comuni e spesso più difficili da imballare e spostare. Ai dipendenti può essere chiesto di imballare i propri banchi o uffici in quanto offre al personale l'opportunità di ripulire i propri spazi e sbarazzarsi di ciò che non è necessario spostare.
Crea un nuovo piano e layout per l'ufficio
Qui è dove il tuo comitato di traslochi sarà davvero utile. È sempre difficile spostarsi in un nuovo spazio, ma quando devi capire dove tutto e tutti vanno, ci vuole molto tempo. Assicurati di sapere dove verranno posizionati i mobili e tutti i dipendenti siederanno. Più dettagliato è il piano, meglio è.
Parla con i tuoi attuali fornitori
Spostare un'azienda può significare cambiare fornitore di servizi. Controlla i tuoi contratti quindi decidi se rimarrai con i tuoi attuali fornitori o se guarderai al passaggio. Dovrai determinare cosa richiederà il nuovo spazio in termini di linee telefoniche e infrastruttura di rete. Parla con il tuo nuovo padrone di casa e i fornitori per assicurarti di sapere di cosa ha bisogno il nuovo spazio in modo che non vi siano interruzioni nel servizio. Per qualsiasi attrezzatura che stai noleggiando, contatta il rivenditore per avvisare del trasloco e del modo migliore per portare la sua attrezzatura nella nuova posizione.
Mantieni i dipendenti aggiornati e informati
Una mossa può essere difficile per i dipendenti. Può significare un cambiamento nel modo in cui si spostano e se il loro tragitto è ora più lungo rispetto a prima del trasloco. Se ti stai trasferendo in uno spazio più piccolo, il personale deve sapere come verranno assegnati gli uffici e come sarà il loro nuovo spazio. I dipendenti devono essere informati in ogni fase del processo. Prova a tenere un programma mobile nella bacheca della cucina o in altri spazi comuni in modo che le persone possano vedere come stanno andando le cose e cosa ci si aspetta da loro come dipendenti.
