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Mucchi di carta sono una seccatura e la gestione di un sistema di archiviazione domestica può essere una seccatura. Tuttavia, devi aggrapparti ad alcuni documenti perché non sai mai quando ne avrai bisogno.
Per quanto tempo è necessario conservare imposte, ricevute, estratti conto bancari e altri documenti importanti? Ogni tipo di documento è diverso, quindi ti consigliamo di conservare tutti i tuoi documenti abbastanza a lungo prima di accendere il distruggidocumenti, anche se pensi di aver finito con loro.
Mantenimento di un sistema di archiviazione domestica praticabile
Una chiave per creare un sistema di archiviazione domestica praticabile è iniziare a ridurre la quantità di carta ricevuta. Può davvero ridurre la quantità di carta che dovrai distruggere o archiviare. Questo significa sbarazzarsi della posta indesiderata, iscriversi alle fatture elettroniche e non accettare volantini, coupon che non userete mai, cataloghi che non leggerete mai o altri eventi che sentite di dover tenere d'occhio quando vi conoscete davvero no.
Il secondo passo è assicurarsi di disporre di un buon sistema di gestione della posta. Quanto più efficacemente gestisci la posta quando arriva, tanto meno dovrai fare una grande sessione di archiviazione, triturazione e riciclaggio.
Installa un sistema elettronico
Sbarazzarsi della limatura della carta impostando un sistema di archiviazione elettronica ti farà risparmiare spazio e ti libererà dal disordine della carta. Al giorno d'oggi, un sistema di archiviazione elettronica ha molto senso perché è più facile che mai.
Per iniziare, hai bisogno di uno scanner e di un posto dove archiviare i tuoi file: un sistema di cartelle su un computer e un backup nel cloud, nonché un disco rigido esterno. Più backup hai, a casa e fuori sede, più preparati sarai a sbarazzarti del mucchio di scartoffie senza preoccuparti di perdere qualcosa di importante.
Impostare cartelle generali per diversi tipi di documenti (ad es. Famiglia, tasse, auto, certificati di nascita, ecc.) Non è necessario essere troppo precisi con l'archiviazione dei documenti poiché i sistemi di archiviazione elettronica sono ricercabili.
Quindi, scansionare ogni documento e memorizzarlo in una cartella in base al contenuto. Assicurati di assegnare a ciascuno un nome file univoco per descriverlo in modo che possa essere trovato rapidamente tramite la funzione di ricerca del tuo computer. Inoltre, l'aggiunta della data alla fine del nome file può aiutarti a distinguere lo stesso tipo di documento da periodi di tempo diversi. Ad esempio, anziché chiamare la bolletta utilitystatement.pdf, denominarla utilitystatement-Feb2019.pdf.
Sono inoltre disponibili numerose app che possono aiutarti a registrare e archiviare rapidamente una varietà di documenti. Molti possono essere gestiti tramite il tuo smartphone o tablet, così puoi sbarazzarti delle scartoffie (in particolare le ricevute) quando non sei vicino al tuo computer di casa.
Conservazione delle copie
Per i tuoi documenti più importanti, gli esperti consigliano di conservare più copie. Ciò può significare conservare una copia nel tuo archivio cloud e un'altra su un disco rigido. Potrebbe anche significare conservare una copia del tuo archivio elettronico e una copia cartacea in una cassaforte ignifuga.
Documenti da conservare per sempre
Un numero di documenti dovrebbe essere conservato per sempre. Questi sono i più importanti di cui potresti aver bisogno in qualsiasi momento in futuro per una serie di motivi. Garantire che siano conservati in un luogo sicuro e che una copia sia sicura ti farà risparmiare un sacco di tempo quando sono necessari.
- Documenti accademici: diplomi, trascrizioni e qualsiasi lavoro di portfolio che potrebbe essere utilizzato in futuro durante la candidatura per un lavoro. Documenti di adozione Certificati battesimali Certificati di nascita Certificati mortali: possono essere necessari a fini fiscali. recensioni di prestazioni. Documenti medici. Documenti sanitari. Documenti di previdenza e pensione. Carte previdenziali sociali
Documenti da conservare per un determinato periodo di tempo
Immagina di avere una vita di estratti conto e banconote accumulati sulla tua scrivania. Dopo anche solo un decennio, quella pila sarebbe probabilmente esageratamente grande. Esistono molti tipi di documenti, principalmente finanziari, che dovresti conservare per un certo periodo di tempo, ma che non devi conservare per sempre. Potrebbe essere necessario fare riferimento a loro mensilmente o settimanalmente per un po ', quindi diventano semplicemente un altro pezzo di carta in giro a creare disordine.
La parte difficile è sapere quando è possibile eliminare questi tipi di record. Non c'è una buona risposta per tutto, ma le linee guida consigliate basate su ciò che è:
- Estratti bancari: un mese Fatture: un anno per qualsiasi imposta o garanzia relativa; tutte le altre fatture devono essere distrutte non appena sono state pagate. Fatture delle carte di credito: distruggono immediatamente una volta pagate. Ricevute per il miglioramento della casa: conservare fino alla vendita della casa. Record di investimento: sette anni dopo aver chiuso il conto o venduto la sicurezza.Leasing: Conserva fino a quando non ti sei trasferito e non hai ricevuto il tuo deposito dal proprietario. Paghi i controlli e le buste paga: un anno o fino a quando non hai ricevuto il tuo estratto conto W-2 per quell'anno fiscale. Ricevute di vendita: Conserva per il durata della garanzia per acquisti importanti come elettrodomestici ed elettronica. Per cose come generi alimentari e abbigliamento, conserva la ricevuta solo fino a quando non sai che non sarà necessario restituire la merce. Documenti fiscali: sette anni, compresi i tuoi documenti di archiviazione e tutti i documenti di accompagnamento come W-2 e ricevute. Conservare fino a quando la barca, la macchina o la moto non vengono vendute.
Come sbarazzarsi di documenti
La distruzione dei documenti è il modo principale per proteggerti dal furto di identità. Come regola generale, ci sono alcuni documenti che dovrebbero assolutamente essere distrutti. Ciò include tutto ciò che ha numeri di conto, date di nascita, nomi da nubile, password e PIN, firme e numeri di previdenza sociale.
Se i documenti sono ancora "attivi", è necessario trattenerli come riferimento, inserirli nel sistema di archiviazione domestico per argomento. Distruggili solo quando non sono più in uso.
Quali documenti distruggere
Quando hai finito con questi documenti e non ne hai più bisogno, sentiti libero di distruggerli:
- Ricevute bancarie Estratti bancari Copie del certificato di nascita Assegni annullati e annullati Fatture della carta di credito Rapporti di credito Licenze del conducente (scadute) Documenti di lavoro che contengono informazioni identificative Passaporti e visti scaduti Numeri di conto degli investimenti Documenti legali Investimenti, scorte e transazioni di proprietà Articoli con firma (contratti di locazione, contratti, lettere, ecc.) Tag bagagli registri dentali Documenti con un numero di previdenza sociale Password o numeri PIN Stub di pagamento Applicazioni con carta di credito pre-approvate Ricevute con numeri di conto corrente, numeri di carta di credito o qualsiasi altra informazione identificativa Moduli fiscali Trascrizioni con informazioni identificative Percorsi di viaggio Biglietti aerei utilizzati Bollette di utenza (telefono, gas, elettrico, acqua, TV via cavo, internet, ecc.)
Tutto il resto, come le scartoffie, puoi semplicemente riciclare. Assicurati di avere un sistema di archiviazione flessibile impostato in modo da poter tenere sotto controllo questi documenti. È anche una buona idea prendere l'abitudine di consultare regolarmente i documenti archiviati. Prova a fare questo quando paghi le bollette, depositi le tasse o ti occupi di un compito ricorrente simile in modo da non dimenticare e le tue scartoffie sfuggono di mano.
