Getty Images
Quindi hai tutte queste cose da fare ogni giorno e la tua lista di cose da fare è piena - come fai a sapere cosa fare prima, seconda e terza?
Praticamente tutti si sentono come se avessero troppo da fare e troppo poco tempo per farlo. Spesso, quel sentimento sopraffatto deriva dall'incapacità di dare la priorità a tutti quei compiti apparentemente pressanti. Se ritieni che la tua lista di cose da fare si stia allungando di minuto in minuto e non sai nemmeno da dove cominciare, ecco come identificare, valutare e dare priorità alle tue attività.
1. Crea un elenco
Prima di provare a ordinare i tuoi obblighi in ordine di importanza, prenditi il tempo necessario per compilare un elenco completo di tutto ciò di cui hai bisogno o che desideri realizzare. Dividi il tuo elenco in sezioni per diversi tipi di attività. Queste categorie potrebbero includere:
Attività giornaliere o settimanali
Si tratta di banali “cose da fare” che possono essere personali (pianificazione dei pasti e spesa) o relative al lavoro (riunione settimanale del team). Se segui già una routine quotidiana, avrai familiarità con queste attività; in caso contrario, è un buon momento per crearne uno. Ciò che includi può variare: alcune persone non vedranno la necessità di ricordare a se stesse di controllare la posta elettronica o di acquistare generi alimentari, ma altre apprezzeranno i promemoria strutturati per eseguire determinate azioni in determinati orari o in determinati giorni.
Compiti con scadenze
Questi, ovviamente, devono essere eseguiti entro una data specifica e richiedono una preparazione preventiva. Esempi potrebbero essere un giornale scolastico che è previsto per tre settimane o una festa che stai organizzando tra sei mesi. Questo tipo di compiti - spesso chiamati progetti - possono successivamente essere suddivisi in componenti più piccoli - ad esempio, "scrivere carta" potrebbe essere suddiviso in lettura dei libri pertinenti, organizzazione delle note, scrittura di una struttura, scrittura della prima bozza e così via su.
Attività ricorrenti
Questi non si verificano su una frequenza giornaliera o settimanale, ma non sono nemmeno progetti singoli. Le attività ricorrenti potrebbero includere appuntamenti dal dentista o le tasse trimestrali.
Compiti auto-motivati e necessari
Questi sono compiti o progetti che sai di dover fare, ma nessuno ti farà. Raramente, se mai, hanno un limite di tempo integrato. Pensa a migliorare il tuo sito Web per le piccole imprese o a trovare un nuovo fornitore di cure primarie.
Attività automotivate, non necessarie
Queste sono le attività più divertenti che tuttavia tendono a cadere a margine mentre altri compiti, ovviamente più necessari, li affollano. Pensa a leggere per piacere o a lavorare sugli hobby.
Compiti un giorno
Questi compiti sono in fondo alla lista delle cose da fare o nella parte posteriore della tua mente, ma di solito non devono essere svolti presto o mai. Esempio: dipingi i tuoi radiatori.
2. Organizza il tuo elenco
Dopo aver elencato tutto, puoi capire cosa fare prima e organizzare il tuo programma. (Il modo in cui lo fai fisicamente - su un foglio di carta, un pianificatore, un'app, un calendario online o altro - è meno importante del fatto che tu scelga un metodo che funzioni per te e che utilizzerai.) Ecco alcuni criteri pensare a:
Urgente o importante
Tutte le attività possono essere ordinate in una delle quattro categorie. Compiti urgenti e importanti dovrebbero essere svolti prima, il più presto possibile; se possibile, è possibile delegare compiti urgenti ma non importanti, ma in caso contrario, il programma dovrebbe includere sufficiente flessibilità e tempo extra per farli accomodare quando compaiono; compiti importanti ma non urgenti dovrebbero essere pianificati con largo anticipo in modo che non diventino urgenti; le attività che non sono né importanti né urgenti possono essere potenzialmente eliminate, anche se se ti piacciono, dovrebbero essere inserite nel tuo programma in modo da non essere affollate da obblighi più impegnativi.
Valutare il valore
Puoi giudicare il valore di un'attività in diversi modi. Uno potrebbe essere se le altre persone sono influenzate e quanto siano importanti per te (l'approvazione del tuo capo e il benessere dei bambini che dipendono da te sono più importanti di, per esempio, le opinioni di un gruppo di sconosciuti che hai accettato partecipare a un incontro.) Potresti anche assegnare un valore elevato alle attività che ritieni vincenti a lungo termine o che trovi semplicemente gratificanti.
Un riferimento che probabilmente incontrerai quando leggi le attività prioritarie è la regola 80-20 o Principio di Pareto, che afferma che l'80% degli effetti proviene dal 20% delle cause. Questo può o meno dimostrarsi vero per te, ma è un buon promemoria per identificare ciò su cui stai effettivamente spendendo tempo e quali dei tuoi sforzi stanno ripagando.
Tempi e flessibilità
Un programma funzionante consente modifiche e riconosce i vincoli temporali. Sii realistico quando dai la priorità e pianifica le tue giornate. In caso di dubbi, sopravvalutare il tempo impiegato da un determinato compito.
Se due attività sono dovute allo stesso tempo, scegliere con quale iniziare dipende da come lavori meglio. Alcune persone preferiscono evitare il compito più semplice di concentrarsi su quello più complesso; altri si sentiranno rassicurati se iniziano prima il compito più difficile, e lo fanno in tutto o in parte prima di andare avanti. Ricorda che non devi affrontare un compito o un progetto dall'inizio alla fine prima di passare al successivo - a meno che, naturalmente, non trovi che lavorare in questo modo aumenti la tua produttività.
Limitare al massimo le attività quotidiane da svolgere a tre. La giornata può anche includere compiti più piccoli che sono più di routine o di minore importanza o urgenza, ma il caricamento di compiti importanti porterà probabilmente a stress e delusione.
Ricorda che le priorità possono cambiare: se il tuo capo ha bisogno che tu faccia qualcosa adesso, la tua prima priorità precedente verrà probabilmente scartata alla seconda. Questo è un motivo in più per dedicare più tempo al tuo programma per consentire flessibilità.
3. Attività batch
Le attività di batch sono uno dei modi più efficaci ed efficienti per eseguire quelle attività fastidiose e sempre attive. Il batching significa semplicemente che lavori sempre sullo stesso tipo di attività prima di passare a qualcos'altro. Il primo passo è quello di identificare le attività che svolgi più e più volte e quindi impostare un semplice flusso di lavoro da seguire. Quindi, affronti queste attività contemporaneamente usando quel flusso di lavoro.
Il batching richiede il completamento di attività simili che richiedono risorse simili in "batch" per migliorare l'efficienza e la produttività. Ecco alcuni esempi:
- Paga tutte le tue fatture allo stesso tempo Apri tutta la posta una volta alla settimana e agisci piuttosto che lasciarli impilare ogni giorno senza mai arrivare
Il batching ti consente di entrare in un solco facendo sempre la stessa attività in modo da non dover perdere tempo a capire le istruzioni o cosa dovresti fare dopo.
4. Elimina le attività
Dopo aver elencato tutte le attività e averli ordinati dal più importante al meno, diventerà chiaro quali attività si trovano in fondo all'elenco. A volte questi possono essere delegati a qualcun altro, ma se ciò non è possibile, devi decidere se pianificare un orario per loro o eliminarli.
Potresti avere nella tua lista compiti che non devi fare o che non vuoi nemmeno fare, ma ti sei sentito sotto pressione per aggiungere ad un certo punto (vai in palestra, frequenta un club del libro.) Questi possono essere eliminati del tutto.
Infine, è possibile semplicemente avere troppo da fare: se non riesci a fare tutto, valuta il tuo carico di lavoro per determinare se hai solo bisogno di più pratica per stabilire le priorità o se devi dire a qualcuno che non puoi più continuare a fare un certo compito.
