FangXiaNuo / Getty Images
Lavori in un'azienda che ha incontri frequenti? Ti chiedi mai cosa dovresti fare e cosa viene considerato un comportamento adeguato in questi incontri? Temete di partecipare alle riunioni perché temete di poter commettere un passo falso che potrebbe mettere a repentaglio la vostra posizione o opportunità di avanzamento?
In genere, manager, team leader o dirigenti aziendali si riservano il diritto di avviare riunioni di lavoro quando ne sentono il bisogno. Che si tratti di eventi regolarmente programmati o chiamati per uno scopo specifico, tutti i presenti dovrebbero seguire le linee guida del galateo aziendale.
Capo
Prima dell'incontro, è essenziale organizzare tutto in modo da non perdere tempo prezioso per nessuno. Volete che funzioni nel modo più regolare e nei tempi previsti, lasciando comunque tempo per domande e feedback, se possibile. La chiave è mostrare rispetto per tutti i soggetti coinvolti.
Ecco alcune linee guida consigliate:
- Avere un'agenda scritta con una sequenza logica e tempi realistici. Se il tempo e le risorse lo consentono, invia copie a tutti coloro che parteciperanno. Invia un invito ai potenziali partecipanti con il maggior numero possibile di dettagli sulla riunione, inclusi luogo, ora di inizio, cosa portare e ora di fine. Inizia con un saluto amichevole e fai sapere a tutti quando va bene fare domande. Avere acqua sul podio o davanti alla stanza e sorseggiarlo tra gli argomenti o quando qualcun altro sta parlando. Non è necessario scrivere il tuo discorso alla lettera, ma dovresti almeno avere punti elenco nelle note. Non farlo potrebbe farti saltare da un argomento all'altro e perdere traccia di ciò che devi dire. Ciò può farti perdere tempo e lasciare che i partecipanti si interroghino sul punto della riunione. Sii consapevole del linguaggio del corpo dei partecipanti. Se noti che le persone stanno perdendo interesse, fai una pausa e controlla te stesso per assicurarti di non ripetere le informazioni o di non dedicare troppo tempo a qualcosa che non è rilevante. Avere alcuni aneddoti per mantenere interessante l'incontro. Tuttavia, evita di raccontare barzellette inappropriate che hanno anche un pizzico di sessismo, razzismo o qualsiasi altra cosa che possa offendere gli altri. Non rubare mai le idee degli altri e chiamarle tue. Dai sempre credito agli altri per idee e attività di successo. Mentre va bene muoversi un po ', non andare avanti e indietro attraverso la parte anteriore della stanza. Questo ti rende nervoso. Durante il periodo di domande e risposte, rimani in silenzio fino a quando la persona che ha terminato non ha risposto prima di rispondere. Se non capisci la domanda, chiedigli di ripeterla o di spiegare ulteriormente la domanda. Se qualcuno appare arrabbiato o ostile, mantieni la calma e chiedi alla persona di discuterne con te in un secondo momento. se possibile. È meglio che sia più breve che perdere l'attenzione delle persone presenti.
I partecipanti
Tutti coloro che sono chiamati alla riunione dovrebbero partecipare a meno che le circostanze non lo consentano. Se si è a conoscenza della riunione in anticipo, prendere in considerazione la possibilità di dedicare più tempo alla cura personale per mostrare rispetto per eventuali supervisori che partecipano. Vestiti in modo appropriato per il livello aziendale.
Suggerimenti per le buone maniere:
- Se ti viene chiesto di inviare un messaggio di conferma, fallo non appena accederai alla riunione sul tuo calendario. Presentati in tempo. Se possibile, arriva qualche minuto in anticipo. Controlla il tuo cellulare e assicurati che sia silenzioso o spento. Non devi mai inviare messaggi di testo durante una riunione a meno che il leader non ti chieda una persona specifica. Se vengono serviti dei rinfreschi, una bevanda è accettabile. Tuttavia, a meno che tutti gli altri non stiano mangiando, aspetta fino a quando l'incontro è finito per fare uno spuntino. Se questa è una riunione di pranzo, porta il tuo cibo sul tavolo e mangilo il più silenziosamente possibile e senza attirare l'attenzione su di te. chattare o scambiare note con altri partecipanti. Questo è molto dirompente e può dare l'impressione di non prendere il lavoro abbastanza seriamente da prestare molta attenzione a ciò che si sta discutendo. Se vieni invitato, rispondi il più direttamente possibile. Quando non conosci la risposta, scusati e sii onesto. Nessuna risposta è migliore di quella sbagliata. Dopo l'incontro, ringrazia l'oratore. Non indugiare nella sala riunioni più a lungo del necessario. Uscire ti farà sembrare inattivo e non vuoi che il capo pensi che stai usando la riunione per sottrarti ai tuoi doveri.
Riunioni in un ristorante
A volte viene convocata una riunione per il pranzo, che può essere tenuta in un ristorante. Anche se questo è lontano dall'ufficio, ricorda che sei ancora al lavoro.
Ulteriori suggerimenti per le riunioni per le riunioni del ristorante:
- Non dimenticare mai le buone maniere a tavola: gestisci i contrasti durante i pasti con grazia e buone maniere. Usa gli utensili adeguati. In caso di dubbi su quale forchetta vada con ogni corso, segui la persona che conduce l'incontro.Se sei in un ristorante a buffet, conosci le buone maniere per aiutarti. Segui le linee guida adeguate per mangiare finger food.
