Caiaimage / Sam Edwards / Getty Images
La posta elettronica è uno dei modi principali con cui le persone inviano comunicazioni scritte ora e non è probabile che cambierà mai. È facile, veloce e non richiede un timbro.
Sono finiti i giorni in cui devi aspettare una settimana o più per una lettera o una risposta nella posta. Non è necessario effettuare corse urgenti all'ufficio postale per pesare le buste e raccogliere abbastanza francobolli per fatture e lettere. In effetti, molte persone non hanno mai nemmeno indirizzato una busta o inviato una lettera tramite l'ufficio postale degli Stati Uniti.
L'e-mail è diventata uno dei modi più semplici e veloci per comunicare sia personalmente che negli affari. Questo è diventato un fenomeno tale che il sempre fidato servizio postale degli Stati Uniti sta lottando per trovare il modo di rimanere nel mondo degli affari.
Non sorprende quindi che l'etichetta e-mail, spesso denominata Netiquette, sia un argomento caldo per la cultura attuale. Le e-mail vengono inviate ogni giorno da un'ampia parte della popolazione americana. La maggior parte delle aziende utilizza la posta elettronica per comunicare con i dipendenti durante il giorno. Quasi ogni famiglia ha almeno un computer con accesso a Internet e all'interno di quelle famiglie ci sono mamme, papà, bambini, adolescenti e forse anche nonni, con tutti o la maggior parte di questi che ricevono e inviano e-mail.
Viviamo in una società a microonde, guidata da Internet, e nessuno vuole prendersi il tempo di scrivere una lettera a lungo termine, anche se è molto più intimo e personale. Tuttavia, ci sono molte circostanze in cui l'e-mail funziona meglio della posta ordinaria. Ecco alcune cose da fare e cose da non tenere a mente quando si compongono le note e-mail.
- Preparare. Prima di iniziare a digitare un'e-mail, sia che si tratti di una nota iniziale o di una risposta, dovresti chiederti cosa vorresti comunicare. In breve, qual è il tuo scopo per la scrittura? Una volta che lo sai, puoi leggere l'email completata prima di inviarla per assicurarti di aver raggiunto il tuo obiettivo. Se rende il voto, quindi inviarlo; se il testo è confuso, aspro o poco chiaro, forse dovresti ricominciare. Comunicare. Ricorda che stai comunicando con una persona reale che riceverà questa mail. Con questo in mente, dovresti rivolgersi alla persona per nome ed essere rispettoso. Se questa è una risposta a un'email ricevuta, dovresti prenderti il tempo di rispondere a qualsiasi domanda o richiesta all'inizio della nota. Respirare. A un certo punto siamo stati tutti colpevoli di aver perso la calma. Se ricevi un'email che ti fa arrabbiare o turbare, non rispondere in natura. Prendi la strada maestra e rispondi solo per confermare la ricevuta o impiega un po 'di tempo prima di rispondere, così puoi calmarti e rispondere con un messaggio ben ponderato. Non vuoi mai rispondere a un'e-mail (o qualsiasi altra forma di comunicazione) con rabbia. Quando siamo arrabbiati tendiamo a dire (o scrivere) cose che o non intendiamo o che non dobbiamo dire. Ricorda che una volta che la tua e-mail viene inviata, è disponibile per sempre. Sii trasparente. La riga dell'oggetto deve essere una rappresentazione fedele del motivo per cui stai contattando il destinatario. Usa le frasi relative all'oggetto della posta. Questo è vero sia che si stia componendo un'impresa o un'e-mail personale. Ad esempio, se stai scrivendo una e-mail a tua madre sulla sua visita la prossima settimana, l'oggetto dovrebbe essere simile a "La tua visita". Ricerca. Se stai inviando un'e-mail a un socio in affari, è opportuno che tu usi il suo cognome e titolo. Fare la ricerca e rivolgersi correttamente al destinatario. Il presidente della compagnia potrebbe essere indicato come il signor Taylor o il presidente Taylor. Controllo ortografico. L'uso del controllo ortografico è importante quando si comunica per iscritto. Quando si invia una nota piena di errori, si comunica che si è sciatti o che non si presta attenzione ai dettagli. Prova a eseguire sempre il controllo ortografico o utilizza un programma che si corregge automaticamente. E poi rileggilo di nuovo per assicurarti che le parole che volevi usare non fossero corrette automaticamente in qualcosa di diverso. Correggi. Dovresti prendere i secondi o i minuti extra necessari per fare una rapida correzione di bozze delle email che intendi inviare. Prenditi questo tempo per modificare eventuali frasi imbarazzanti o per posizionare eventuali segni di punteggiatura mancanti. Guarda per tono. A volte un'e-mail potrebbe essere diversa da come intendevi. Il tono della tua e-mail è molto importante ed è importante quanto il tuo messaggio. Poiché questa è una comunicazione scritta, dovresti assicurarti che il tuo tono sia piacevole e che sia una vera rappresentazione di ciò che vuoi dire. Ricorda che il tuo destinatario non può sentire la risatina nella tua voce o vedere il sorriso sul tuo viso. A meno che tu non voglia prefigurare tutto ciò che scrivi, dovresti evitare qualsiasi linguaggio nell'e-mail che possa essere frainteso in alcun modo. Sii breve e dolce. Cerca di non scrivere un romanzo quando invii un'email. Molte persone non vogliono davvero leggere così tanto in una e-mail. Se l'e-mail è necessariamente lunga, prova ad aiutare il destinatario evidenziando i concetti chiave, usando i punti elenco o riassumendo l'oggetto nel paragrafo di apertura. Comunicare bene. Non vuoi confondere il tuo lettore, quindi prenditi il tempo di essere chiaro e conciso nella tua scrittura. Se stai inviando un'e-mail a un amico, puoi essere più casual nel tuo stile di scrittura. Tuttavia, se si tratta di comunicazione aziendale, utilizzare la grammatica corretta ed evitare l'uso di simboli o emoji che ti fanno apparire meno professionale.
La comunicazione via email è molto popolare. Prenditi il tempo necessario per impegnarti nella Regola d'oro e farai molta strada per diventare un raffinato netiquette pro.
