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La maggior parte delle organizzazioni che hanno più di una manciata di persone devono avere una forte strategia di comunicazione sia per le comunicazioni interne che esterne. Che si tratti di notifiche sui cambiamenti delle politiche, procedure quotidiane o qualsiasi cosa sotto il sole, i dipendenti devono sapere cose importanti.
Ciò include anche lo sviluppo di un piano per un trasloco in ufficio e lo sviluppo di una lista di controllo mobile.
Mentre potresti pensare che ci siano così tanti passaggi per pianificare in una mossa di ufficio che non hai nemmeno il tempo di prendere in considerazione le comunicazioni, devi davvero prendere un paio di giorni per creare una strategia ferma che manterrà consapevoli sia i dipendenti che i tuoi clienti dei cambiamenti imminenti.
È molto importante, vuoi mantenere i tuoi dipendenti direttamente coinvolti nella mossa poiché saranno probabilmente i più colpiti dalla mossa.
Messaggi interni chiave
I messaggi chiave dovrebbero comprendere i tempi, l'imballaggio, le chiusure degli uffici, il nuovo layout degli uffici e i dettagli sulla nuova posizione.
- Cronologia: assicurati di elencare tutti i passaggi chiave della mossa in modo che tutti sappiano cosa aspettarsi e quando. Istruzioni per l'imballaggio: fornire al personale le istruzioni su come imballare i propri uffici o cubicoli per lo spostamento. Ciò dovrebbe includere dove reperire i materiali di imballaggio, quali sono i responsabili dell'imballaggio e le scadenze. Avviso anticipato di eventuali chiusure di uffici: durante lo spostamento, potrebbe essere necessario chiudere l'ufficio per consentire l'imballaggio finale e lo spostamento di attrezzature e mobili per ufficio. Assicurati che il tuo personale sia a conoscenza di queste date e se e come l'attività continuerà durante lo spostamento e come ciò influenzerà il loro programma di lavoro e il carico di lavoro. Nuovo piano ufficio: Lo staff vorrà sapere presto come sarà il nuovo spazio e come saranno installati gli uffici. Avranno ancora il loro spazio o saranno ora in un cubicolo o in una pianta aperta? Assicurati di creare un modo per informare il personale su come potrebbe cambiare il loro spazio di lavoro. La nuova posizione, il parcheggio e le opzioni di spostamento: fornire al personale tutte le informazioni di cui hanno bisogno sulla nuova posizione in modo che possano preparare il trasporto verso il nuovo spazio.
Modi per comunicare gli obiettivi al personale
Il modo in cui invii il messaggio dovrebbe essere deciso in base al tipo di messaggio. Ad esempio, la cronologia potrebbe essere facilmente consegnata tramite la tua intranet aziendale; considerando che le chiusure di uffici possono essere presentate al meglio durante una riunione del personale per garantire che possano essere poste e risposte alle domande.
- Intranet: per quelle aziende o organizzazioni che dispongono di una intranet, questa è di solito la migliore piattaforma per la maggior parte dei messaggi. Consente facili aggiornamenti di file e informazioni che possono raggiungere tutti i dipendenti. Riunioni di persona: qualunque sia il messaggio, le riunioni del personale sono un buon posto per fare annunci e consentire al personale di avere una discussione completa. È inoltre possibile utilizzare l'orario delle riunioni per rivedere come verranno comunicate le informazioni in modo che il personale sappia che verranno tenute informate. E - mail: sebbene l'e-mail sia semplice, non è sempre il modo migliore per inoltrare informazioni. Non vuoi inviare così tante e-mail che le persone non riescono a trovare le informazioni quando ne hanno bisogno. Se usi l'e-mail, assicurati di usarla solo per far sapere alle persone dove possono ottenere le informazioni. Cartelle comuni: se non si dispone di una rete Intranet, creare una cartella comune su un'unità di rete a cui tutti possano accedere. Bacheca: è possibile utilizzare uno spazio fisico per pubblicare informazioni. Le persone possono verificarlo spesso e fornisce anche un luogo in cui le persone possono riunirsi e discutere delle loro preoccupazioni.
